Solution Tech SRL : Informativa Art. 13 e Art. 14 Regolamento UE 2016/679 al trattamento dei dati personali dei Clienti di Solution Tech SRL

Il presente documento espone le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali posto in essere dal Titolare, nonché ogni ulteriore informazione richiesta ai sensi di legge, ivi incluse le informazioni sui diritti dell’interessato e sul loro relativo esercizio.

Il Regolamento (UE) 2016/679 in materia di protezione dei dati personali (di seguito, il “Regolamento”) stabilisce norme relative alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché norme relative alla libera circolazione di tali dati e protegge i diritti e le libertà fondamentali delle persone fisiche, con particolare riferimento al diritto alla protezione dei dati personali.

L’art. 4, n. 1 del Regolamento prevede che per “Dato Personale” debba intendersi qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (di seguito, “Interessato”).

Per “Trattamento” deve invece intendersi qualunque operazione o complesso di operazioni, effettuate con o senza l’ausilio di processi automatizzati ed applicate a Dati Personali o insiemi di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione (art. 4, n. 2 del Regolamento).

Ai sensi degli art. 12 e ss. del Regolamento, si prevede inoltre che l’Interessato debba essere messo a conoscenza delle opportune informazioni relative alle attività di Trattamento che sono svolte dal titolare del Trattamento ed ai diritti degli Interessati.

Titolare del trattamento

Di seguito i dati identificativi e di contatto del Titolare del Trattamento (di seguito "Titolare")


Solution Tech SRL

Via Vittorio Veneto, 3/D - 38068 Rovereto (TN)

P.IVA e C.F. IT 02535510222

Telefono: 0464 740800

Mail: [email protected]

Sito web: www.solutiontech.tech

Finalità del trattamento, canali di raccolta dati e basi giuridiche

I dati personali dell’utente verranno trattati per il perseguimento delle seguenti finalità e con le basi giuridiche di seguito indicate:

TrattamentoDescrizione del trattamentoFinalità del trattamentoTipologia di dati trattatiCanale di raccolta dei datiBasi giuridiche (art. 6 Reg. UE 2016/679)Legittimi interessi (art. 6 par. 1 lett. F Reg. UE 2016/679)Basi giuridiche (art. 9 Reg. UE 2016/679)

Preventivi

Il cliente o potenziale cliente contatta il commerciale aziendale fornendo le indicazioni per lo sviluppo di un preventivo.

Rispondere alla richiesta del cliente o potenziale cliente

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Numero telefonico, Indirizzo PEC,  User digitali)

DATI RELATIVI ALLA RICHIESTA

DATI DELL'OFFERTA

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Sito WEB (form contatti), Social Network, Marketplace, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner.

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b);



Censimento del cliente

Raccolta delle informazioni fornite dal cliente e registrazione a gestionale/i

Predisporre le informazioni necessari alla conclusione del contratto e della fatturazione.

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Numero telefonico, Indirizzo PEC, User digitali)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner, servizi esterni (es. registro delle imprese)

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b); il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (par. 1 lett. c);



 Ricerca affidabilità cliente (eventuale)

Analisi sulla base delle informazioni fornite dal cliente e con la collaborazione del Commercialista sulla solvibilità. Il trattamento viene eseguito solo su rari tipi di cliente / progetto.

Valutare l'affidabilità del cliente per decidere se concludere o meno il contratto.

DATI IDENTIFICATIVI (Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DELL'OFFERTA

DATI ESITO RICERCA (es. Affidabilità, Fatturato, Perdite di bilancio, crediti / debiti vs. fornitori)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner.

DATI DELL' ESITO RICERCA (Commercialista)

il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore (par. 1 lett f);

Valutare la solvibilità del potenziale cliente in relazione alle dimensioni della commessa al fine di contenere i rischi economici.



 Conclusione di contratto

A seguito dell'accettazione del preventivo viene stipulato e firmato il contratto.

Formalizzare gli accordi contrattuali

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Numero telefonico, Indirizzo PEC,  User digitali)

DATI DELL'OFFERTA (es. Relazione preliminare e/o relazione tecnica / progetto)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner.

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b); il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (par. 1 lett. c);



 Adempimento del contratto

Svolgimento delle attività previste dal contratto anche tramite la corrispondenza con i diretti responsabili / interessati delle attività.

Eseguire gli accordi contrattuali

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Numero telefonico, Indirizzo PEC,  User digitali)

DATI DELL'OFFERTA (es. Relazione preliminare e/o relazione tecnica / progetto)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

DATI DI ESECUZIONE DEL CONTRATTO (es. corrispondenza Mail, Telefonate, VideoCall, Chat)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner.

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b); il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (par. 1 lett. c);



 Fatturazione e conservazione elettronica

Emissione della/e fattura/e e/o eventuali note di credito.

Emissione del documento fiscale finalizzato ad un adempimento fiscale e all'incasso

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Indirizzo PEC, User digitali)

DATI DELL'OFFERTA (es. Relazione preliminare e/o relazione tecnica / progetto)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

DATI RELATIVI AL DOCUMENTO (es. Numero identificativo del documento, date, dettagli importi)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner.

il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (par. 1 lett. c);



 Registrazione contabile

Inserimento a gestionale/i dei documenti contabili derivanti dalla fatturazione e non.

Adempimento degli obblighi fiscali e contabili

DATI IDENTIFICATIVI ( Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Indirizzo PEC)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner, servizi esterni (es. registro delle imprese)

il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento (par. 1 lett. c);



 Incasso

Ricezione del compenso come da condizioni di vendita descritte nel contratto.

Verifica dell'avvenuto pagamento

DATI IDENTIFICATIVI (Dati identificativi dell'ordinante, indirizzo, Mail)

DATI RELATIVI AL DOCUMENTO (es. Numero identificativo del documento, date, totale incassato)

PRESSO L'INTERESSATO (es. Mail di esecuzione del pagamento)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
(Banca)

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b);



Promemoria e Solleciti

Eventuale invio di comunicazioni riguardanti pagamenti scaduti e/o prossime scadenze.

Sollecitare il cliente al proprio adempimento contrattuale. Ricordare pagamenti ricorrenti con scadenze imminenti.

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Indirizzo PEC)

DATI DELL'OFFERTA (es. Relazione preliminare e/o relazione tecnica / progetto)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner, servizi esterni (es. registro delle imprese)

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b); il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore (par. 1 lett f);

Attivare delle azioni bonarie con scopo di sollecitare pagamenti scaduti al fine di evitare procedure per il recupero crediti.



Recupero Crediti

Eventuale azione con il supporto di un legale nell'invio di comunicazioni riguardanti il recupero crediti derivanti da accordi non rispettati.

Ottenere i pagamenti dovuti

DATI IDENTIFICATIVI (Nome, Cognome, Ruolo Aziendale, Ragione sociale, P.IVA, Indirizzo Sedi, Codice Fiscale, SDI)

DATI DI CONTATTO (Mail, Indirizzo PEC)

DATI DELL'OFFERTA (es. Relazione preliminare e/o relazione tecnica / progetto)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner, servizi esterni (es. registro delle imprese)

il trattamento è necessario all'esecuzione di un contratto di cui l'interessato è parte o all'esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso (par. 1 lett. b); il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore (par. 1 lett f);

Recuperare i crediti derivanti da pagamenti scaduti al fine di rientrare dei costi per lo sviluppo delle attività che hanno generato il credito.



 Gestione contenzioso (eventuale)

Raccolta documentazione riguardante la commessa ed eventuale coinvolgimento con Professionisti.






il trattamento è necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o ogniqualvolta le autorità giurisdizionali esercitino le loro funzioni giurisdizionali
(par. 2 lett. f);


Analisi statistica gestionale dei dati

Valutazione sull'andamento aziendale sulla base dei dati raccolti durante l'anno. Calcolo della marginalità su singola commessa.

Effettuare operazioni o interventi di miglioria all'organizzazione aziendale con il fine di aumentare il rapporto servizio/margine.

DATI IDENTIFICATIVI (Ragione sociale, Indirizzo Sedi)

DATI DELL'OFFERTA (es. Relazione preliminare e/o relazione tecnica / progetto)

DATI DI CONTRATTO (condizioni di servizio / vendita / fornitura, Metodo di pagamento)

PRESSO L'INTERESSATO (Telefono, Mail, Social Network, Visite presso le sedi del titolare o del cliente previa sua richiesta)

RACCOLTA DATI NON PRESSO L'INTERESSATO
Collaboratori, Partner.

il trattamento è necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell'interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l'interessato è un minore (par. 1 lett f);

Andamento economico aziendale.



Soggetti coinvolti nel Trattamento e comunicazioni dei Dati

Il Trattamento verrà eseguito, in parte, direttamente dal Titolare del Trattamento: tra i destinatari dei Dati personali dell’Interessato sono inclusi i soggetti autorizzati appartenenti all’organizzazione del Titolare, opportunamente istruiti e resi edotti dei vincoli imposti dal Regolamento UE 2016/679.

Inoltre, ferme restando le comunicazioni richieste dalla legge ovvero l’esercizio del diritto di difesa, i Dati personali oggetto del Trattamento potranno essere comunicati a persone, società, associazioni o studi professionali che prestino servizi o attività di assistenza e consulenza al Titolare, con particolare ma non esclusivo riferimento alle questioni in materia contabile, legale, amministrativa, tributaria e finanziaria, nonché servizi di tecnologia. Per il perseguimento delle finalità sopra indicate i dati potranno essere comunicati a soggetti terzi che agiscono in qualità di Titolari autonomi o di Responsabili del trattamento designati dal Titolare.

L’elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento nominati dal Titolare, può essere fornito su richiesta dell’Interessato.

Diffusione dei dati

I dati non saranno oggetto di diffusione.

Trasferimento dei dati all'estero

Per le finalità sopra indicate, i Dati Personali saranno trattati all'interno dello Spazio Economico Europeo (SEE). Qualora fossero trasferiti in Paesi Terzi, in assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, saranno comunque rispettate le prescrizioni previste dalla normativa applicabile in materia di trasferimento di Dati Personali verso Paesi terzi, come le Clausole Contrattuali Standard fornite dalla Commissione Europea.

Natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati

Il conferimento dei dati è necessario al fine di adempiere correttamente agli obblighi derivanti dal contratto di cui l’interessato è parte, diversamente il Titolare potrebbe non essere in grado di adempiere correttamente ai propri obblighi contrattuali.

Devono essere obbligatoriamente conferiti i dati essenziali all’adempimento degli obblighi di legge, regolamenti, normative comunitarie, ovvero da disposizioni di Autorità a ciò legittimate dalla legge e da organi di vigilanza e controllo.

Conservazione dei dati

In generale i Dati personali saranno conservati per il tempo strettamente necessario a conseguire le finalità per cui sono stati raccolti e sottoposti a Trattamento. I dati raccolti saranno conservati per tutta la durata del rapporto con il Titolare e per 10 anni dalla data di cessazione del rapporto, salvo l’eventuale necessità del Titolare di difendere in giudizio un proprio diritto.

Modalità del trattamento

In conformità a quanto previsto dall’art. 5 del Regolamento, i Dati Personali oggetto di Trattamento sono:

  1. trattati in modo lecito, corretto e trasparente nei confronti dell’Interessato;
  2. raccolti e registrati per finalità determinate, esplicite e legittime, e successivamente trattati in termini compatibili con tali finalità;
  3. adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati;
  4. esatti e se necessario, aggiornati;
  5. trattati in maniera da garantire un adeguato livello di sicurezza;
  6. conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’Interessato per un periodo di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati.

Il trattamento sarà effettuato sia con strumenti manuali e/o informatici e telematici con logiche di organizzazione ed elaborazione strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la sicurezza, l'integrità e la riservatezza dei dati stessi nel rispetto delle misure organizzative, fisiche e logiche previste dalle disposizioni vigenti.

Processi decisionali automatizzati

I dati non saranno sottoposti a processi decisionali automatizzati compresa la profilazione.

Diritti dell'interessato

Ai sensi del Regolamento europeo 679/2016 art. da 15 a 22 e della normativa nazionale vigente, l’Interessato può, secondo le modalità e nei limiti previsti dalla vigente normativa, esercitare i seguenti diritti:

  • richiedere la conferma dell'esistenza di dati personali che lo riguardano (diritto di accesso);
  • conoscerne l'origine;
  • riceverne comunicazione intelligibile;
  • avere informazioni circa la logica, le modalità e le finalità del trattamento;
  • richiederne l'aggiornamento, la rettifica, l'integrazione, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima, il blocco dei dati trattati in violazione di legge, ivi compresi quelli non più necessari al perseguimento degli scopi per i quali sono stati raccolti;
  • nei casi di trattamento basato su consenso, ricevere al solo costo dell’eventuale supporto, i dati forniti al titolare, in forma strutturata e leggibile da un elaboratore di dati ed in un formato comunemente usato da un dispositivo elettronico;
  • il diritto di presentare un reclamo all’Autorità di controllo (Garante Privacy);
  • nonché, più in generale, esercitare tutti i diritti che gli sono riconosciuti dalle vigenti disposizioni di legge.

L’esercizio dei diritti potrà avvenire attraverso l’invio di una richiesta che dovrà essere rivolta senza alcuna formalità al Titolare del Trattamento.

Prima di fornire una risposta, il titolare potrebbe avere bisogno di identificare l’interessato, mediante richiesta di fornire copia del suo documento d'identità.

Sarà fornito un riscontro scritto senza ingiustificato ritardo e, comunque, non più tardi di un mese dal ricevimento della richiesta stessa.